Aplicaciones prácticas del Almacenamiento de Larga Duración
Presentamos algunos casos prácticos en los que el almacenamiento electrónico puede ayudar a la transformación digital de un negocio.
El Almacenamiento de Larga Duración para su estrategia Paperless
La gestión de documentos en papel consume multitud de recursos, tanto económicos como humanos.
Cambiar a un modelo basado en la conservación de documentos exclusivamente en formato electrónico, supone un salto que debe darse con plenas garantías de legalidad y conformidad con las normas vigentes. En este sentido, es conveniente contar con los servicios de un Proveedor de Servicios de Confianza que asuma la responsabilidad de preservar todos sus documentos de forma estable a lo largo del tiempo con la aplicación de mecanismos de criptografía como la firma electrónica o el sello de tiempo.
Resguardo seguro y accesible de las facturas electrónicas
El carácter de documentos con validez fiscal y legal otorgado a las facturas exige ciertos criterios de conservación a respetar por el emisor y receptor de las facturas, que se concretan entre otros, en el establecimiento de un periodo de tiempo mínimo de 10 años para su conservación, o la accesibilidad a terceros a las facturas ante auditorias o inspecciones tributarias. Esto obliga a las empresas a destinar recursos y tiempos para almacenar, clasificar y administrar un número a menudo importante de facturas electrónicas.
Gracias a un servicio de almacenamiento como el de EDICOM, puede custodiar a largo plazo todas sus facturas electrónicas en Argentina con total garantías de integridad y autenticidad mediante la aplicación de mecanismos de criptografía avanzada (firma y sello electrónico) a lo largo del tiempo.
¿Cómo funciona?
1. Integración con el ERP o Sistema Contable
La plataforma EDICOM se integra con su sistema de gestión para emitir las facturas en formato requerido por la administración pública correspondiente.
2. Conectividad con la AFIP
La solución EDICOM habilita un canal de comunicación directo vía webservice que permite automatizar el registro y obtención del CAE en el documento.
3. Firma electrónica
El servicio incluye servicios específicos de firma electrónica del documento para garantizar su integridad y autenticidad.
4. Envío del documento
En función del destinatario de la factura, se envía automáticamente y mediante el sistema de comunicaciones requerido por el cliente (EDI, Portales Web…etc.)
5. Almacenamiento
La solución implementa servicios específicos de resguardo de los originales electrónicos.
Almacenamiento electrónico de los reportes de impuestos
Con EDICOMLta podrá archivar de forma segura los datos fiscales de facturas declaradas y los mensajes de estado emitidos por la autoridad tributaria.
En este contexto, resulta necesario que este resguardo de las operaciones se realice de forma segura y certificada, para que consten como evidencia legal ante cualquier incidencia o reclamación de terceras partes.
El resguardo certificado de este tipo de documentos tributarios tienen especial relevancia en Europa y Asia donde las iniciativas de control fiscal electrónico por parte de los estados es cada vez mayor.
Valor de prueba legal a sus documentos fiscales
1. Integración con sistemas contables
EDICOMLta se integra con la plataforma de intercambio electrónico de datos o los sistemas internos de gestión de las empresas, almacenando un historial detallado de los documentos electrónicos emitidos a la administración fiscal.
2. Expedientes electrónicos
Los datos fiscales de factura declarados y los mensajes de estado emitidos por la autoridad tributaria son custodiados de forma segura en forma de expedientes electrónicos.
3. Aplicación de metadatos
La solución aplica metadatos que permiten la clasificación e identificación de los documentos emitidos y es posible jerarquizar y relacionar los documentos intercambiados. El sistema aporta trazabilidad y permite una rápida consulta y recuperación de cualquier expediente.
4. Recuperación de expedientes
Podrá recuperar y consultar en cualquier momento los archivos enviados y los acuses recibidos que se almacenan con él.
Una plataforma certificada internacionalmente
Nuestra solución EDICOMLta ha sido diseñada y certificada en conformidad con las máximas normativas internacionales en materia de almacenamiento digital.
Además, contamos con certificaciones locales en regiones donde existen leyes específicas de conservación electrónica como, por ejemplo, la Conservazione Elettronica en Italia o la NOM151 en México.
Almacenamiento electrónico en el departamento de Recursos Humanos
La gestión de Recursos Humanos en una empresa implica administrar gran cantidad de documentos relacionados con los empleados (recibos de sueldo, contratos, informes para hacienda, retrocesión de impuestos, bajas laborales, permisos especiales, gastos de viaje…etc.). Los retos a los que se enfrentan los gestores de recursos humanos en lo relativo a la gestión documental son múltiples: administración de elevados volúmenes de documentos, heterogeneidad de formatos y tipos, clasificación, conservación, recuperación, etc.
Dada la sensibilidad de los documentos tratados, es necesario almacenar esta documentación bajo estrictas condiciones de seguridad y poder obtener la trazabilidad entre los documentos que forman parte del expediente de un mismo empleado.
Una solución de almacenamiento electrónico seguro y accesible como EDICOMLta tiene mayor importancia en el contexto de Argentina donde existe una legislación relativa a la entrega, resguardo y disponibilidad de los recibos de sueldo digitales (RG 1455/2011 y 1362/2012).
Centralice los documentos de un empleado en un único expediente
1. Integración con el ERP
La solución conecta con el ERP para capturar los documentos, tanto digitales como multimedia. Es posible enviar grandes lotes de documentos y almacenarlos bajo criterios de eficiencia por ID de trabajador.
2. Carga manual de documentos
También se pueden cargar documentos accediendo a la interfaz de la solución con un sistema drag&drop.
3. Aplicación de sellos y firma electrónica
La firma electrónica y el sello de tiempo se aplican a los documentos para garantizar su integridad.
4. Trazabilidad por metadatos
Los documentos se clasifican en la solución a través de una estructura de metadatos pactada con el cliente, donde figura el ID del empleado. Esto permite crear una traza que unifica todos los documentos de un empleado en un único expediente electrónico.
5. Envío de notificaciones
La solución envía una notificación al trabajador con un enlace privado y seguro para la descarga del documento que ha sido almacenado.
6. Acceso privado y seguro
Cada empleado dispone de un entorno privado en el que puede consultar su expediente en cualquier momento. Además, todas las acciones que realiza sobre cada documento, ya sea visualizado o descargado, quedan registradas como una evidencia.
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